Über uns
Zasady przetwarzania danych osobowych w Alterga S.A.
Spółka ALTERGA S.A. jest administratorem danych osobowych zgromadzonych zgodnie
z niniejszymi zasadami (dalej „ALTERGA” lub „Spółka”). ALTERGA przetwarza dane osobowe, które może otrzymać w ramach swoich relacji z klientami, partnerami, dostawcami, wykonawcami i innymi właściwymi osobami trzecimi, w celach m.in. kadrowych, umownych, informacyjnych, rozliczeniowych, doskonalenia usług, jak też celach marketingowych oraz innych, opisanych w niniejszym dokumencie. Niniejsze Zasady wyjaśniają, jakiego rodzaju dane osobowe i w jaki sposób są przetwarzane, do jakich celów są wykorzystywane oraz jakie prawa przysługują zarejestrowanym osobom w związku
z przetwarzaniem danych osobowych. Wszelkie dane osobowe są przetwarzane zgodnie
z niniejszymi Zasadami i obowiązującym ustawodawstwem w zakresie ochrony danych osobowych.
1. Informacje wstępne i cel
Celem Zasad jest ochrona praw klientów, partnerów, dostawców i innych osób trzecich zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa dotyczącymi ochrony danych osobowych, a także przekazanie im informacji o uprawnieniach spółki jako administratora danych.
2. Zastosowanie i zakres
Zasady mają zastosowanie do pracowników:
ALTERGA S.A.
ALTERGA Engineering S.A.
3. Definicja danych osobowych i przetwarzanie danych osobowych
„Dane osobowe” – wszelkie informacje, które mogą zostać wykorzystane do bezpośredniej lub pośredniej identyfikacji konkretnej osoby. Przykładami danych osobowych są imię i nazwisko, numer telefonu, numer PESEL, adres, informacje związane z wyglądem zewnętrznym i szczegóły zatrudnienia, CV, a także adres e-mail, internetowa nazwa użytkownika lub identyfikator online i adres IP.
„Przetwarzanie danych osobowych” – operacja lub zestaw operacji prowadzonych w związku z danymi osobowymi w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany. Przetwarzanie obejmuje zatem np. gromadzenie, utrwalanie, przechowywanie, adaptowanie, modyfikowanie, pobieranie, przekazywanie lub w innego rodzaju udostępnianie danych, łączenie zbiorów danych oraz usuwanie danych.
4. Dane osobowe przetwarzane przez spółkę ALTERGA
Spółka ALTERGA przetwarza dane osobowe, aby wywiązywać się ze swoich zobowiązań prawnych i umownych oraz aby móc prowadzić swoją działalność w sposób bezpieczny i skuteczny. W szczególności spółka ALTERGA będzie gromadziła i przetwarzała dane osobowe wyłącznie w sposób opisany w poniższej tabeli i będzie przetwarzała dane osobowe wyłącznie na potrzeby realizacji określonych w niej celów. Dane osobowe będą przetwarzane wyłącznie zgodnie z obowiązującym ustawodawstwem, aby zrealizować cele określone w niniejszych Zasadach.
| Rodzaj i źródło danych osobowych | Cel | Podstawa prawna | Okres lub kryteria przechowywania |
| Dane identyfikacyjne — tzn. imię i nazwisko, numer PESEL, data urodzenia i narodowość. Źródło: od osoby, której dane dotyczą, lub pracodawcy osoby, której dane dotyczą. | Umożliwienie Spółce identyfikacji zarejestrowanej osoby w celu realizacji wszystkich zobowiązań umownych. | Wykonanie umowy. | Na czas trwania stosunku umownego oraz przez okres wymagany na mocy obowiązujących przepisów w zakresie prowadzenia księgowości i akt oraz przez okres, w którym może zostać zgłoszone roszczenie w stosunku do Spółki. |
| Umożliwienie Spółce realizacji wszystkich jej zobowiązań wynikających ze stosunku umownego. Obejmuje to przetwarzanie danych osobowych w celach fakturowania, informacyjnych/kontaktowych, dokumentowania wykonanych usług, rejestrowania transakcji oraz planowania i wykonywania usług. | Wykonanie umowy. | ||
| Umożliwienie Spółce zarządzania skutecznym standardem postępowania w przypadku nagłych sytuacji i zarządzania kryzysowego. | Uzasadniony interes. | ||
| Umożliwienie Spółce przeprowadzenia oceny zdolności kredytowej, zapewnianie poufności wrażliwych informacji handlowych oraz poświadczanie bezpieczeństwa. | |||
| Umożliwienie Spółce zarządzania rejestrami danych osobowych i prowadzenia takich rejestrów, tworzenia baz danych pracowników, klientów, partnerów, dostawców, wykonawców i innych właściwych osób trzecich, co obejmuje informacje dotyczące świadczonych usług, otrzymanych usług i możliwości biznesowych. | |||
| Umożliwienie Spółce publikowanie odnośników na stronie internetowej Spółki i w komunikacji zewnętrznej[1]. | |||
| Umożliwienie Spółce przeprowadzania ankiet i ocen w celu planowania i organizowania usług oraz zarządzania nimi i dbania o odpowiednią jakość pracy. | |||
| Dane kontaktowe — np. adres, numer telefonu, adres e-mail, numer faksu. Źródło: od osoby, której dane dotyczą, lub pracodawcy osoby, której dane dotyczą. | Umożliwienie Spółce nawiązanie kontaktu w celu realizacji wszystkich jej zobowiązań wynikających ze stosunku umownego. | Wykonanie umowy. | Na czas trwania stosunku umownego oraz przez okres wymagany na mocy obowiązujących przepisów w zakresie prowadzenia księgowości i akt oraz przez okres, w którym może zostać zgłoszone roszczenie w stosunku do spółki ALTERGA |
| Umożliwienie Spółce zarządzanie zobowiązaniami wynikającymi z obowiązującego prawa i ich wypełnianie oraz zarządzanie obowiązkami dotyczącymi ładu korporacyjnego i ich wypełnianie. Obejmuje to dostarczanie poprawnych informacji do właściwych organów, takich jak urząd skarbowy, czy gromadzenie informacji w związku z postępowaniem sądowym. | Obowiązki prawne. | ||
| Umożliwienie Spółce zarządzanie skutecznym standardem postępowania w przypadku nagłych sytuacji i zarządzania kryzysowego. | Uzasadniony interes. | ||
| Umożliwienie Spółce przeprowadzanie oceny zdolności kredytowej, zapewnianie poufności wrażliwych informacji handlowych oraz poświadczanie bezpieczeństwa. | |||
| Umożliwienie Spółce zarządzanie rejestrami danych osobowych i prowadzenie takich rejestrów, tworzenie baz danych pracowników, klientów, partnerów, dostawców, wykonawców i innych właściwych osób trzecich, co obejmuje informacje dotyczące świadczonych usług, otrzymanych usług i możliwości biznesowych. | |||
| Umożliwienie Spółce publikowanie odnośników na stronie internetowej ALTERGA i w komunikacji zewnętrznej[2]. | |||
| Umożliwienie Spółce przeprowadzania ankiet i ocen w celu planowania i organizowania usług oraz zarządzania nimi i dbania o odpowiednią jakość pracy. | |||
| Dane kadrowe — kwalifikacje zawodowe, wcześniejsze doświadczenie zawodowe, wyniki testów, CV. Źródło: od osoby, której dane dotyczą, lub pracodawcy osoby, której dane dotyczą. | Aby umożliwić spółce oferowanie i świadczenie usług klientom i partnerom oraz udział w przetargach. | Uzasadniony interes. | Na czas trwania stosunku umownego oraz przez okres wymagany na mocy obowiązujących przepisów w zakresie prowadzenia księgowości i akt oraz przez okres, w którym może zostać zgłoszone roszczenie w stosunku do spółki |
| Aby umożliwić spółce zarządzanie rejestrami danych osobowych i prowadzenie takich rejestrów, tworzenie baz danych pracowników, klientów, partnerów, dostawców, wykonawców i innych właściwych osób trzecich, co obejmuje informacje dotyczące świadczonych usług, otrzymanych usług i możliwości biznesowych. | |||
| Dane rozliczeniowe — np. dane rachunków bankowych, numery kart kredytowych i dane do faktury. Źródło: od strony zawierającej umowę. | Umożliwienie Spółce realizacji wszystkich jej zobowiązań wynikających ze stosunku umownego. Obejmuje to przetwarzanie danych osobowych w celach fakturowania, dokumentowania wykonanych usług oraz rejestrowania transakcji. | Wykonanie umowy. | Na czas trwania stosunku umownego oraz przez okres wymagany na mocy obowiązujących przepisów w zakresie prowadzenia księgowości i akt oraz przez okres, w którym może zostać zgłoszone roszczenie w stosunku do Spółki. |
| Prowadzenie dokumentacji księgowej i innych ewidencji finansowych do celów rachunkowości. | Obowiązki prawne. | ||
| Szczegóły zleconej pracy — tzn. czas pracy, zadania, zakres obowiązków, opis pracy. Źródło: ALTERGA | Umożliwienie Spółce dostosowania jej struktury organizacyjnej, zarządzanie siłą roboczą i czasem realizacji projektu oraz ustalanie harmonogramu i monitorowanie czasu pracy/planowania zasobów. | Uzasadniony interes. | Na czas trwania stosunku umownego oraz przez okres wymagany na mocy obowiązujących przepisów w zakresie prowadzenia księgowości i akt oraz przez okres, w którym może zostać zgłoszone roszczenie w stosunku do Spółki. |
| Umożliwienie Spółce przeprowadzania ankiet i ocen w celu planowania i organizowania usług oraz zarządzania nimi i dbania o odpowiednią jakość pracy. | |||
| Dane dotyczące komunikacji — tzn. korespondencja ze spółką ALTERGA przez pocztę elektroniczną, telefon, faks lub za pośrednictwem poczty tradycyjnej oraz komentarze i oceny przekazane w ankietach. Źródło: ALTERGA | Umożliwienie Spółce zapewnienia odpowiednich uprawnień, zezwoleń i poziomów dostępu do obiektów i systemów informatycznych oraz monitorowanie i zapewniania zgodności z przekazanymi zasadami dotyczącymi dopuszczalnego korzystania z systemu informatycznego oraz zapewnienia poufności wrażliwych informacji handlowych. | Uzasadniony interes. | Na czas trwania stosunku umownego oraz przez okres wymagany na mocy obowiązujących przepisów w zakresie prowadzenia księgowości i akt oraz przez okres, w którym może zostać zgłoszone roszczenie w stosunku do spółki . |
| Umożliwienie Spółce zarządzania stosunkiem prawnym i utrzymywania go. | Wykonanie umowy. | ||
| Dane cyfrowe — tzn. dane osobowe zgromadzone podczas korzystania z usług, stron i aplikacji ALTERGA łącznie z adresami IP, danymi przeglądarki, informacjami o ruchu na stronie oraz wzorcami zachowania użytkowników. Źródło: ALTERGA | Umożliwienie Spółce zapewnienia odpowiednich uprawnień, zezwoleń i poziomów dostępu do obiektów i systemów informatycznych oraz monitorowania i zapewniania zgodności z przekazanymi zasadami dotyczącymi dopuszczalnego korzystania z systemu informatycznego oraz zapewnienia poufności wrażliwych informacji handlowych. | Uzasadniony interes. | Na czas trwania stosunku umownego oraz przez okres wymagany na mocy obowiązujących przepisów w zakresie prowadzenia księgowości i akt oraz przez okres, w którym może zostać zgłoszone roszczenie w stosunku do spółki . |
[1] Należy pamiętać, że informacje marketingowe będą ujawniane wyłącznie wtedy, gdy Spółka otrzyma zgodę na ich ujawnienie.
[2] Należy pamiętać, że informacje marketingowe będą ujawniane wyłącznie wtedy, gdy Spółka otrzyma zgodę na ich ujawnienie.
5. W jaki sposób odbywa się przetwarzanie danych osobowych
Spółka będzie przetwarzać dane osobowe wyłącznie do celów, dla jakich je zgromadziła
i zgodnie z informacjami przedstawionymi w tabeli. Spółka zastosowała odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu ochrony danych osobowych, aby zapewnić, że dostęp do nich uzyskają wyłącznie upoważnione osoby. Zastosowane środki organizacyjne to np. polityki, instrukcje, wytyczne dotyczące bezpieczeństwa i środków bezpieczeństwa, a także systemy do zarządzania dziennikami zdarzeń.
Spółka może przekazać dane osobowe odpowiednim organom (np. organowi podatkowemu) na podstawie obowiązującego prawa oraz w celu realizacji obowiązków prawnych.
Dane osobowe mogą być również przekazywane spółkom z EOG, które świadczą usługi na rzecz ALTERGA (podmioty przetwarzające dane), a także przetwarzane przez takie spółki, tak by mogły one świadczyć spółce usługi np. dostarczanie infrastruktury, ubezpieczeń, usług administracyjnych i informatycznych. Takim stronom będą przekazywane wyłącznie dane osobowe niezbędne do realizacji takich celów. Podmioty przetwarzające dane mają obowiązek działać zgodnie z zaleceniami spółki oraz wdrażać odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w zakresie ochrony danych osobowych.
6. Dostęp do informacji
Dane osobowe będą udostępnianie wyłącznie uprawnionym pracownikom zajmującym stanowisko, na którym przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne do wykonywania obowiązków. Takim pracownikom dostęp będzie przyznawany wyłącznie zgodnie z zasadą minimalnego uprzywilejowania, w związku z czym będą oni mieli dostęp wyłącznie do tych danych osobowych, które są bezwzględnie niezbędne do zrealizowania celu przetwarzania. Zawsze będą zapewniane dostępność, poufność i integralność dzienników zdarzeń zawierających dane osobowe.
7. Okres przetwarzania i usuwanie danych osobowych
Spółka nie będzie przechowywać ani przetwarzać danych osobowych przez czas dłuższy, niż jest to konieczne do realizacji konkretnych celów określonych w tabeli lub w inny sposób opisanych w niniejszych Zasadach, bądź przez okres inny niż wskazany w odpowiednich obowiązujących przepisach prawa. W związku z tym, gdy cel dotyczący określonego rodzaju danych osobowych zostanie zrealizowany, spółka usunie odpowiednie dane osobowe tak szybko, jak to rozsądnie możliwe.
8. Prawa dotyczące danych osobowych
Zarejestrowanej osobie przysługuje prawo do dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych – https://uodo.gov.pl/), prawo wniesienia sprzeciwu, prawo do cofnięcia zgody na ich przetwarzanie (bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody wyrażonej przed jej cofnięciem).
Żądanie skorzystania z praw indywidualnych w zakresie przetwarzania danych osobowych należy przesłać do spółki ALTERGA pocztą elektroniczną na adres: rodo@alterga.com
Należy pamiętać, że możemy poprosić zarejestrowaną osobę o potwierdzenie jej tożsamości, aby zagwarantować, że nie ujawniamy danych osobowych osobie nieupoważnionej.
9. Aktualizacje i brak zgodności z Zasadami
Spółka ALTERGA może w dowolnym momencie wprowadzić zmiany do niniejszych Zasad. Wszelkie przypadki naruszenia Zasad należy zgłaszać ALTERGA. Każde naruszenie niniejszych Zasad będzie traktowane poważnie i może skutkować podjęciem koniecznych działań.
Zarejestrowana osoba powinna powiadomić spółkę o wszelkich zmianach swoich danych osobowych, aby ułatwić poprawne i bezpieczne przetwarzanie danych osobowych.
10. Osoby kontaktowe
| Administrator danych | Osoba kontaktowa |
| ALTERGA S.A. Gutkowo 81D, 11-041 Olsztyn Wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Olsztynie, VIII Wydział Gospodarczy KRS 0000019827 | Dyrektor ds. prawnych; rodo@alterga.com |
| ALTERGA Engineering S.A. ul. Kołowa 8, 30-134 Kraków Wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Krakowa Śródmieście, XI Wydział Gospodarczy KRS 0000077824 | Dyrektor ds. prawnych; rodo@alterga.com |